第35期 錦陵同窓会定期総会 実行委員会

   〜 時間(とき)をこえて 心ひとつに 錦陵魂 〜



第31回実行委員会2015.08.08
第30回実行委員会2015.08.01
第29回実行委員会2015.07.25
第28回実行委員会2015.07.18
第27回実行委員会2015.07.04
第26回実行委員会2015.06.27
第25回実行委員会2015.06.13
第24回実行委員会2015.06.06
第23回実行委員会2015.05.16
第22回実行委員会2015.05.09

議事録(第22回〜第31回)


第31回実行委員会
2015年8月8日(土)(行橋中央公民館)
【運営委員会】16:30〜 12名

○総会準備と総会の流れとポイントを確認
 ・14日準備
   10:30 運営委員、各部会リーダー 市民会館集合 
      物品の搬入は正面玄関から(担当:時鳥)
   13:00 全員集合 ロビー
      実行委員長あいさつ
      事務局長スケジュール説明
      *各部会リーダーを紹介 各部会の集合場所指示
   13:15 各部会での作業開始
      備品等の不足分は、事務局へ
      時鳥に確認後、購入必要な場合は松田・夕田対応
   15:00 全員集合 大ホールステージ前
      作業状況の確認
      総会誌袋詰め作業 ロビー
      500冊分 袋詰め後は箱にて保管
   15:30 ステージリハーサル・各担当リハーサル
      各担当のリハーサルが終われば、観客席で見学
   16:30 全員集合 ロビー
      最終確認 
      各部会報告
      実行委員長あいさつ
   16:45 全体解散
      解散後、運営委員・リーダー集合 打ち合わせ
   *作業状況によっては、時間の繰り上げあり 
       
 ・総会当日
    8:30 運営委員・当番期受付係・駐車場係集合
       35期受付は準備でき次第順次
      クラスごとに受付、懇親会参加者は参加費徴収 
  クラス単位でまとめて会計へ
    9:20  35期、36期集合 全体打ち合わせ
     9:30 育徳館高校管弦楽部到着 
    10:30〜11:30  交代で昼食
    12:50 DVD上映開始  操作の担当責任等は前日のリハーサル時に確認
   15:30 先発隊(懇親会受付担当・応援団)は京都ホテルへ移動
   16:00 来賓、一般客、バスにて移動開始 お見送り
       撤収作業 掲示物、国旗等紛失のないように注意
      35期は一般客の終了後、作業終了者から順次移動
      全員バスを利用するとして、5便まで利用しバス移動を予定
        ただし、人数により変動あり  
                                  以上



【実行委員会】18:00〜 35名

1. 定期総会(8/16)に向けて

 *運営委員会での内容をふまえて、全体の説明
 ・14日
  作業の流れを確認
   状況を見て解散時間の繰り上げあり
   全体解散後、運営委員、各リーダーは確認のため集合
   作業しやすく汚れてもいい服装(各自の判断で)

 ・16日 
  作業の流れを確認
   8:45 集合後 順次受付
   各クラス受付2名(受付部門から)
   1組 奈女良・藤田 2組 矢野・河野 3組 馬場・高山 4組 古里・渡辺
   5組 山田・緒方  6組 門富・中原 7組 飯田・緒方(和) 8組 肥喜里・加藤
   受付、懇親会参加者は会計を済ませる

   35期への注意事項
    服装の確認 ポロシャツ着用(細かい点は注意事項の用紙にて)
    ロビー、観客席での飲食は禁止
    →飲み物はポイントごとにクーラー3カ所配置するので、その場所を利用 
     飲食は控室食堂を利用
    荷物は各部署で箱を準備、また救護室内に保管はできるが、貴重品は各自で管理の事

    前々年度実施のお茶の試飲は今年はなし
    天候等による開催の決定判断は同窓会本部

 ・17日
   9:00集合 市民会館

2. その他
  領収書綴り回収→終了
  錦陵茶セット販売→集計完了
 
  全体解散後、客室内整理係・案内係・駐車場係は内容打ち合わせ


〈8月の予定〉 
  14日(金) 会場準備
  16日(日) 定期総会
  17日(月) 後片づけ
  *9月末までに運営委員・各部会リーダーは36期引継資料作成作業あり

      


                                                                        以上



第30回実行委員会
2015年8月1日(土)(行橋中央公民館)
【運営委員会】17:00〜 9名

確認事項
 ・予算案・決算見込み書 8/8までに作成
 ・本日確認書の回収 →完了
 ・企業協賛御礼分送料は 領収書あるものについては事務局負担
 ・企業協賛金 
   未収入金の確認実施
 ・お茶セット販売最終集計
   販売予定数 3773
 ・企業協賛領収書8/8回収  表面に地区名・担当者名記入の事
 ・講師池田先生応対内容確認
   駐車場2台14:00前に準備
   控室内準備: 姿見 お弁当 お茶 お菓子各1名分 ゴミ箱 おしぼり ティッシュ 
   会場準備:演台 ワイヤレスマイク おしぼり 水 紙コップ 
        タイトル 懸垂幕 → イベントシンクが事前確認するため、資料送付予定
   その他:色紙10枚まで可 マジック2本 準備  写真も可
       おみやげ用お菓子→事務局・松田準備 
       花束→企業協賛いただいたカトレアに発注
                                    以上



【実行委員会】18:00〜 33名

1. 企業協賛金
 ・協賛広告確認書の訪問日記入し回収 
 ・各地区の協賛金の未入金企業の確認
   来週完了の事
 ・発送分の送料は領収書ありの場合、事務局負担
 ・領収書の綴り回収 地区と氏名記入し来週までに吉田君に提出 
   保管はとりあえず1年  来年総会の時に処分
 
2. 錦陵茶セット販売
 ・各組の売上金の提出
   数量と金額を再度確認 

3. 定期総会(8/16)に向けて
 ・講師用の準備するもの運営委員会で確認
 ・当日進行台本に基づいて内容を確認
 ・14日の服装 ポロシャツ・それ以外でも可・作業のできる格好
 ・坂口先生 マイク2本 ボーカル・ギター 椅子一脚
 ・当日の注意事項確認 メール・ホームページでも配信
 ・各部署の担当内容確認 

<8月の予定>
 8/8    16:30〜 運営委員会  18:00〜 実行委員会
 8/14 会場準備   
 8/16 定期総会   
 8/17 後片付け   
 9月末に次期当番期に引継予定(それまでに資料整理)       


                                                                        以上



第29回実行委員会
2015年7月25日(土)(行橋中央公民館)
【運営委員会】17:00〜 10名

確認事項
 ・お茶セット販売最終集計

 《総会当日の対応》
 ・参加者の入場管理
   入場整理券の半券を渡し、途中出入りの際は半券の確認を行う。
 ・参加者が多い場合の対応
   入場券持参者は受け入れる。その際、立ち見になる可能性の説明を加える。
 ・入場券がない場合の対応
   忘れた方の総会の入場は、本人確認の上、記帳をしていただき、入場していただく。
    →入場整理券(入場券のコピーで準備)を渡す。
   未購入の方は以下の対応の上、入場していただく。
    →入場料(同窓会への寄付)として¥1000領収し、領収書(色付き)を渡す。
   記念講演のみの入場希望者は、チケット忘れ、未購入のどちらも断る。
   
 ・引継日程 9/26で調整
                                    以上



【実行委員会】18:00〜 30名

1. 企業協賛金
 ・協賛広告確認書の訪問日の記入で完了
  →次回の実行委員会までに終了の事
 ・各地区の協賛金の未入金企業の確認
 
2. 錦陵茶セット販売
 ・各組の売上金の提出
  一覧で確認  各組の数量の最終確認を

3. 定期総会(8/16)に向けて
 ・各部会の担当内容と前日作業、当日作業の流れ確認
  舞台関係・受付・案内係・弁当接待の4部門に分かれ、備品の確認
  作業内容の確認
   
 ・入場券がない場合の対応 *当日券はない
   忘れた方の総会の入場は、本人確認の上、記帳をしていただき、入場していただく。
    →入場整理券(入場券のコピーで準備)を渡す。
   未購入の方は以下の対応の上、入場していただく。
    →入場料(同窓会への寄付)として¥1000領収し、領収書(色付き)を渡す。
   記念講演のみの入場希望者は、チケット忘れ、未購入のどちらも断る。

 ・ゴミ処理 別館横ゴミ専用のプレハブ小屋に一時回収
  18日にパッカー車で回収
 ・懇親会 アトラクション 坂口先生のギター演奏
 ・ポスター 協賛企業に依頼、協賛していないところにも依頼
 ・管弦楽、先生の参加人数  53名程度+2名 7月末に確認 
 
<7・8月の予定>
 7/31 18:30〜 京都ホテル 同窓会本部との打ち合わせ 
         参加者:山内・花田・田中・内山・時鳥
 8/1  17:00〜 運営委員会  18:00〜 実行委員会
 8/8    17:00〜 運営委員会  18:00〜 実行委員会
 8/14 会場準備   
 8/16 定期総会   
 8/17 後片付け   
 9月末に次期当番期に引継予定(それまでに資料整理)    


                                                                        以上



第28回実行委員会
2015年7月18日(土)(行橋中央公民館)
【運営委員会】17:00〜 8名

確認事項
 ・高校の文化祭に参加要請(お茶販売)…不参加
 ・いのししカレーのクレーム→四季彩館に連絡し、対応してもらうことで確定
 ・関西錦陵会への総会誌お礼→27件を個別に本部より送付
 ・イベントシンク山本氏の依頼 
   →下見は7/30午後と設定し、先方と調整。調整は鱒渕さんに一任
    行橋市民会館のスケジュールを確認する事
   →当日の移動手段手配は契約書内容を確認の結果、イベントシンクに一任
 ・総会に向けての本日の作業
   各部会を舞台関係とそれ以外の2つに分けて、内容の確認
                                    以上



【実行委員会】18:00〜 28名

1. 定期総会(8/16)に向けて
  会場準備レイアウトの確認
  ・各部会の担当内容と前日作業、当日作業の流れ確認
   舞台関係と受付・案内係・販売・弁当接待の2部門に分かれ、作業内容の確認

2. 錦陵茶セット販売  
  ・各組の売上金の提出
  ・各企業の入金状況

3. 総会誌
  ・協賛金の入金状況の確認

4. その他     
  ・いのししカレーのクレームは、四季彩館が対応する事で確定 
  ・総会当日の案内状 7/18現在の恩師出席回答は、田中(信)先生のみ
     クラスごとに担任・副任に電話連絡し、出席をお願いする。
   (ご高齢、遠方に在住等は除き、状況が許す方のみを対象とする)
   クラス担当者
    @ 花田 A 高瀬 B 中江 C 古里 D 夕田 E − F 緒方 G 村上
  ・総会当日の35期参加者の集約  
    35期:82 36期:26 来賓:20 管弦楽部:50 講師:2  総計:180
  ・企業協賛金回収作業
    未入金の回収対応
    →@総会誌と引換の企業は総会誌お届け時に確実に回収を 
     Aそれ以外の未入金企業は来週担当者に直接依頼
  ・協賛広告確認書の完成
    地区ごとに分け、担当者の協賛金お礼完了の期日を記入
    7/25配布、8/1回収

<7・8月の予定>
7/25   17:00〜 運営委員会  18:00〜 実行委員会
8/1  17:00〜 運営委員会  18:00〜 実行委員会
8/8    17:00〜 運営委員会  18:00〜 実行委員会
8/14 会場準備   
8/16 定期総会   
8/17 後片付け
                                                                        以上



第27回実行委員会
2015年7月4日(土)(行橋中央公民館)
【運営委員会】17:00〜 10名

1. 定期総会(8/16)に向けて
  担当部会の人員再配置 
  当日部会作業手順書の作成・タスクスケジュール表の作成を部会ごとに着手
  総会会場下見(7/11 14:00〜):リーダーか代わりのメンバー参加

2. 錦陵茶セット
  担当責任者の中村さんから報告を受け、今後の配分を行う

3. 総会誌
  地区別に総会誌とお茶の必要数の集計 
  総会誌の封入作業(7/11 17:00〜)
  予測数800程度

                                    以上



【実行委員会】18:00〜 26名

1. 定期総会に向けて
  ・各部会のメンバー再構成と確認
  ・各部会の担当内容と準備→備品等の確認
  ・各部会のシナリオ作成→担当部会でまとめる

  ・総会後片付け(8/17 9時集合)の参加者確認→12名 
   山内、花田、倉本、進(安広)、内山、高瀬、矢野、時鳥、清水、
   門富、緒方(和)、久保、村上(豊)
  ・市民会館下見(7/11 14:00〜)
   エリア責任者・リーダー参加の事

2. 錦陵茶セット販売  
  ・各組の販売状況の把握
   6組 8組:配布終了、入金完了
   1組 2組 3組 4組 5組 7組:配布終了
   34期、36期、37期いずれも完売  
   総会当日の販売にあてる分として40セット在庫

3. 総会誌
  ・各地区の企業協賛御礼数の確認
    協賛企業数(最終集計):687  
    総会誌必要数:691     お茶必要数:681

4. その他    
  ・総会誌封筒封入作業(7/11 17:30〜) 700セット作成
    封入作業後、地区別仕分け
    各地区で、担当した個人へ渡し、配布へ
   *領収書入セットの場合は領収書を抜く事
   *地区を超えて担当した場合は、企業の住所の地区から受け取る事

  ・総会当日の35期参加者の集約
    メール発信者は現在135名  
    クラスごとに声掛けをし、参加人数を集計  
     1次集計:7/11  最終集計:8/1

<7月の予定>
  4日  17:00〜 運営委員会 18:00〜 実行委員会
  11日  14:00〜 行橋市民会館の下見
      17:00〜 総会誌袋詰め作業及びお茶セットの配布(各地区の企業協賛御礼分)
      19:30〜 決起懇親会
  18日 17:00〜 運営委員会 18:00〜 実行委員会
  25日 17:00〜 運営委員会 18:00〜 実行委員会    
                                                                        以上



第26回実行委員会
2015年6月27日(土)(行橋中央公民館)
【運営委員会】17:00〜 8名

1. 定期総会に向けて
  担当部会の人員配置 業務分担 
  必要備品の概要の提出あり、今後部会ごとの詳細を確認

  DVD上映について 
   前年度進行台本により検討の結果、
   “管弦楽終了後、来賓席セッティングの後に上映 終了後に来賓席へ案内する”
   必要な機材、セッティング位置等の確認が必要
   準備作業の手順を検討
 
2. 錦陵茶セット
  各組の集金状況を確認し、中村さんに集約 
  全体の販売状況を把握する
  
3. 総会誌
  同梱お礼状見本を確認→決定

4. 各錦陵会の活動費の検討
  今回、東京錦陵会より15万の請求あり
   →活動費は予算通り10万で執行、5万分は事務局預かりとし検討した上で返答

                                    以上



【実行委員会】18:00〜 29名

1. 定期総会に向けて
  ・総会業務進行表(案)に基づき、責任者決定、担当者を配置
  ・来週以降、担当部会に分かれ、業務内容を把握 備品の整備に取りかかる
  ・8/17後片付け(9時集合)の参加者確認→10名 
   山内、花田、進(安広)、内山、時鳥、清水、緒方(和)、久保、村上(玲)、村上(豊)

2. 錦陵茶セット販売  
  ・各組の販売状況の把握
   2組:確認中
   7組:230終了、残り40
   1組 3組 4組 5組 6組(担当者欠席のため予測)8組:完了
  ・売上金提出
  ・お茶確保数の確認 (6/27現在の在庫数710)
    必要数:企業協賛用お礼分(最大で)665、 総会参加の歴代校長先生へ贈答分10
     *各地区で必要数を7/4まで把握(企業によっては不要の場合あるため) 
    残りは総会当日の販売にあてる
 
3. 総会誌
  ・協賛金の入金状況の確認
    前年度比102%達成
 
4. その他
  ・総会決起懇親会  7/11予定 ポロシャツ着用 36期、37期にも参加要請 
  ・総会オープニング用DVDを上映鑑賞
  
<7月の予定>
   4日 17:00〜運営委員会 18:00〜実行委員会
  11日 17:00〜総会誌袋詰め作業及びお茶セットの配布(各地区の企業協賛御礼分)
      19:30〜決起懇親会(予定)
  18日 17:00〜運営委員会 18:00〜実行委員会
  25日 17:00〜運営委員会 18:00〜実行委員会
   
                                                                        以上



第25回実行委員会
2015年6月13日(土)(行橋中央公民館) 27名
1. 総会誌
  文字原稿の校了ほぼ終了。  発行日:7月11日(土)
  でき次第、総会誌の袋詰めをし、7月一杯で協賛店にお礼に伺う
  7月11日に地区リーダーが配布の手配をする
  各地区でお礼の必要数を出す(お茶と総会誌をそれぞれ)…6月27日まで
  総会誌の納品…20〜25冊一袋になる 車3台(山内・内山・松田)で取りに行く
            3時半に印刷所
  入稿:6/14(日)…田中・松田
  ゲラ上がり:6/16(火) 受け取り…松田
  読合せ:6/17(水)〜6/19(金)  場所…宮崎モータース  時間…18:30〜
   ・数字が変わっているかの確認  ・企業協賛の訂正箇所の確認
   ・索引に関しては、朱書きが反映されているかの確認
  校了(最終入稿):6/19(金)…鱒渕
  7月11日は中央公民館1Fのホールを予約する


2. 定期総会(8/16)
  ・タスクスケジュール
    京都ホテル…見積もり依頼
    司会…例年通り杉田愛子さんに依頼済み
    照明と音響…36期西岡さんに依頼
    駐車場…当番期の集合時間前後・京都ホテルに移動する時が大変
          昨年携わった人に聞いて、適正な人数を配置する
    本部にある備品の一覧表を作成…村上(玲)
    管弦楽部関係者には入館証(ネックストラップ)を配布し、演奏の間だけ入館できるようにする
     …実行委員長が学校に確認
    京都ホテルの懇親会会費について…昨年同様にする
  ・担当者決め
     総会前々日の準備、当日の出席者を割り当てる
     まだ人数が少ないので、各自声かけを行う。

3. 錦陵茶セット販売
  ・各組の販売状況
    1組…各人全数配布 2組…ほぼOK 3組…ほぼOK  4組…各人全数配布
    5組…340個 6組…各人全数配布 7組…ほぼOK 8組…最終は6/14
    企業へのお礼の分はすでに確保済み 

4. その他
・関西錦陵会総会(6/20開催)
  会場:ハートンホテル北梅田 
  スケジュール
   10:00 関西幹事集合(ハートンホテル北梅田3F)
   10:30 支援者合流
    後、以下の作業
     ・総会会場準備
     ・受付設営と準備
     ・控室で冷茶の準備
   12:00〜13:10 定期総会
   13:15〜13:25 記念撮影
   13:30〜15:40 懇親会
   16:15〜18:15 二次会
※地元支援者の行程
  6月20日:行橋駅6:34⇒小倉駅7:04 小倉駅7:21⇒新大阪駅9:34
6月21日:新大阪駅15:09⇒小倉駅17:22 小倉駅17:35⇒行橋駅18:08
 
<6月の予定>   
■運営委員会
  27日(土) 17:00〜
■実行委員会
  27日(土) 18:00〜   
■関西錦陵会定期総会
  20日(土)

以上

第24回実行委員会
2015年6月6日(土)(行橋中央公民館) 
【運営委員会】17:00〜 9名

1. 総会誌
  来週の土曜日は早めに集まり、原稿をチェックする。

2. 錦陵茶セット
  6月7日15時コカ・コーラで配布
  一箱20個入り  各組割り当て 270個 
  各組責任者を一人決め、集まったお金をお茶会計担当中村さんに渡す
  矢野さんが全体の残数を各クラスの担当者に連絡を取り把握する。
  35期の中締めを6月27日 最終〆7月4日
  各クラスの残数および、34期・36期・37期の〆は7月25日目標
  お茶セットの確認…手順書を作成
  お茶代金の取り扱いに関しては、各クラス担当者に一任

以上



【実行委員会】18:00〜 29名

1. 総会誌…1900冊
  ・企業協賛広告の校正原稿および協賛金の提出
    来週土曜日で〆切(初校)
  ・校了に向けた作業スケジュールの説明
    二人一組で、一人が原稿を読み、一人がチェック
    本部・学校・各地同窓会・その他…進・村上・飯田・進・緒方
    クラス原稿…1組…進・緒方 2組…内山・高瀬・矢野 3組…高山・中江
          4組…雨矢・古里 5組…吉田・田中・夕田・植垣・栗原
          6組…門冨・山中・進 7組…末永・古谷 8組…成富・森
    協賛企業…協賛金をいただいた担当者全員
    作業日程…6月13日 14時〜
    持ってくるもの…赤ペン・協賛金の領収書の綴り
    13日に終わらなかった場合の次の日程は、その時点で調整

2. 錦陵茶セット
  ・各組への割り当てと配布の説明
    各組270個  一次〆切7月4日  残数最終〆切7月25日
    一袋の中に入場整理券・領収書・お茶・猪カレー・ハンドタオル
    一箱20個
    各組担当者が配布…担当者は6月7日14時30分コカコーラ集合
      1組…進   2組…高瀬  3組…中江  4組…松田 
      5組…吉田  6組…山中  7組…末永  8組…成富
    各組の配布表を当日配布
    送付を希望の人へは送付票を渡すので、各個人で送る(ゆうパックを使用)
    送付元は各個人の名前を書く
    ゆうパック受領葉書は無料で受け取れる。(受領葉書「有」に○)
    送料…10個以上委員会負担 10個未満個人負担
       10個以上の送料の領収書をお茶会計担当中村さんに提出
  ・各支部および大口顧客への送付先情報の確認
  ・代金の回収方法
@担当立替A売れた分を回収
   各組の責任者がお金をまとめ、入金表に記入の上、お茶会計担当中村さんに渡す
   振込を利用の場合は、既成の振込用紙を使う…通信欄に組と『お茶代』を記入すること
   送料…持ち込みは100円引き 
      同住所に2回以上送る場合は、前回の送付票を持っていけば割引になる

3. 定期総会(8/16)に向けての検討開始
  会場…市民会館・京都ホテル
  ・タスクスケジュール(案)
  ・担当者(案)
    14日準備…集合は10時予定  開館は12時
    フロア…内山  客席・弁当・接待…時鳥  ステージ…田中
    16日当日
    準備・当日の出席予定者を時鳥君が割り振り案を作る
    実行委員会に参加していないメンバーに、きちんと役割の説明ができるようにすること
    式次第の内容を本部に確認
    ビデオの上映をどうするか…次回運営員会で話し合い 
    16日京都ホテルでの懇親会でのアトラクション
      …美術の坂口先生に弾き語りを依頼し、内諾   
    懇親会はあくまで接待役に回ること
    参加人数…14日出席45名・未定10名
         16日出席67名・未定9名  (6月6日時点)
     例年より少ないので、声掛けをすること(当日のみの出席でも大歓迎)

4. その他
  ・記念ポロシャツの件
    ポロシャツにタグがないので、色落ち等の表記がない
    デメリット札を作成し、今後販売分に入れる
  ・関西錦陵会総会(6/20開催)
    ※地元支援者の行程
     6月20日:行橋駅6:34⇒小倉駅7:04 小倉駅7:21⇒新大阪駅9:34
     6月21日:新大阪駅15:09⇒小倉駅17:22 小倉駅17:35⇒行橋駅18:08
    ※なお、後発の新幹線の自由席であれば、フリーで変更可です。
     花田・内山・山内・久保・高瀬・鱒渕・夕田・門冨・松田・矢野・宮川
     吉田(一)・時鳥・田中(良)・村上・肥喜里・吉田(実)・進(貞)

<6月の予定>   
■お茶セットの配布
     日時:6月7日(日)15:00〜(各組担当者は14:30)
     場所:コカ・コーラウエストベンディング(株)行橋支店
         行橋市南大橋3丁目4−43
■実行委員会
  13日(土) 14:00〜 
  27日(土) 18:00〜 (終了後、懇親会)  
■運営委員会
  27日(土) 17:00〜
■関西錦陵会定期総会
  20日(土)

以上

第23回実行委員会
2015年5月16日(土)(行橋中央公民館) 
【運営委員会】17:00〜 10名

1. 企業協賛の取り組み
 ・抜け漏れのフォローと新規開拓
   23日 協賛広告原稿の回収  担当:矢野さん
   空きスペースの活用  担当者名 イラスト(各地区3種類程度立案)
 ・最終校了  6/13 → 印刷仕上がり 7/11   
 ・地区ごとに確認 
   
2. 錦陵茶セットの配布要領の確認
   
3. 錦陵同窓会幹事会出席についての確認

以上


【実行委員会】18:00〜 36名

1. 企業協賛の取り組み
 全体会終了後に、地区ごとに分かれて、確認作業    

2. 総会誌  総数1900部  
 ・現在の状況
   寄稿部分→ゲラ仕上がり、会議中に回覧
   企業協賛部分→次回以降、協賛広告の欠如がないように確認
   6/13に校了完了すると、7/7に印刷仕上がり予定
 ・誌面作り
   企業協賛の空スペースの活用→地区の担当者名とイラスト3パターン提案
   編集委員召集→委員長(鱒淵)が担当者を召集、総会誌の完成作業にとりかかる 
 ・企業お礼用の準備
   対象数:700部 
   作業:7/11 17:00〜袋詰め実施 
   用意するもの:封筒800枚、お礼状(A4版、印刷仕上げ)
    *同梱するほうが丁寧だろうとの意見あり、新規作成
     作業後、地区ごとに分けて訪問担当者に配布

3. 錦陵茶セット
 ・配布作業
   対象:35期クラス配布分、34期、36期、37期、大口顧客分(担当が受け取れる分)
   日時:6/7(日)15:00〜 
   場所:コカ・コーラウエストベンディング(株)行橋支店
 ・クラス配布分
   各クラス270セット
   クラス委員を名簿にて確認、全体会終了後、各クラスで個人連絡等を確認する
   配布の際は、セット内容物確認すること
   配布時に使用する箱は、1箱20セット入り
    *クラス内で協力者が少ない等クラス配分を販売できない場合は、
     実行委員会で回収し別のクラスへ分配する方法もとれるので、
     個人として必要以上の負担はせずに実行委員会へ連絡するよう伝達
 ・大口顧客分
   6/8に配布→責任者(矢野)がお届け可能なところは担当者に連絡し届ける
    それ以外は配送

4. 錦陵同窓会幹事会 
  日時:5月23日(土)
  会場:京都ホテル 35期集合16:00 開始 17:00 
  参加者 25名→参加者名簿作成し、同窓会本部へ提出する(名札が準備される)
   @ 山内 @ 花田 A 高瀬 A 内山 A 矢野 B 中江 C 時鳥 
   C 渡辺(正之) C 渡辺(由美) C古里 C 清水 C 中村 C 松田 
   D 太田 D 田中 D 吉田 D 夕田 E 木下 E 門富 F 久保 
   G 村上(豊子) G 村上(玲子) G 森 G 肥喜里 G 高橋(5/18確認追記)     
  式次第は未確認のため、メールで配信
  ・服装の確認
    35期ポロシャツ着用(正式なユニフォームと意識して着用の事)
    禁止項目→ジーンズ、レギンス、クロックス、ミュール、男性のサンダル
  ・お茶試飲会の準備
    ペットボトル用のオリジナル錦陵銘茶ラベル作成
     作成担当:6名 (村上(豊) 村上(玲) 肥喜里 門富 松田 夕田)   
    2Lボトル各2本分を準備し持参  合計12本
     販売担当:3名 (中江 清水 木下)
    会計(木下)お釣り用の紙幣を準備
    紙コップは京都ホテルが準備
   
5. その他
  ・東京錦陵会 5/30
    依頼事項:参加者の出身中学の確認
    受付担当に女性3名 (中江 矢野 松田)
  ・関西錦陵会 6/20
    東京錦陵会(吉田、宮川)、福岡錦陵会(久保)、関西錦陵会(井田)参加予定
    参加者確認
     @ 山内 @ 花田 @ 進 A 高瀬 A 内山 A 矢野 B 中江
     C 時鳥 C 松田 D 田中 D 吉田 D 夕田 E 鱒淵 E 門富  
     F 久保 G 村上(豊子) G 肥喜里 
     宿泊20名
  ・スケジュール
    6/6  運営委員会 実行員会      6/13 運営委員会 実行員会 
    6/20 関西錦陵会参加             6/27 実行委員会 
以上

第22回実行委員会
2015年5月9日(土)(行橋中央公民館) 23名
1. 企業協賛の取り組み
  各地区の進捗状況の精査のため、各地区の中間集計実施
   →5/9現在、前年度金額比91%を確認  
    (各地区の詳細は別紙参照)

2. 総会誌
  ・寄稿状況 5/9現在  
    東京錦陵会会長、北九州錦陵会会長、関西錦陵会幹事、35期実行委員長
    恩師7名、同級生12名より寄稿終了  
  ・総会誌の誌面作り
    寄稿者の原稿、企業協賛、企業協賛の空スペースの活用等、今後検討
    写真は卒業アルバムから引用することを再確認
  ・ポスター
    大:100枚  小:1000枚
    協賛企業訪問時に掲示をお願いすること

3. 錦陵茶セット
  ・セット作成状況
    京都学園に搬入分内訳(5/8時点)
    お茶300、カレー300、チラシ4500、タオル4500、領収書4000
     *お茶は仕上がりの遅れで5/18以降に4200を順次搬入
    京都学園の作業状況として、1日あたり300セット程度の作成は可能
    クラス配布分は、次回以降に配布日を決める
    5月準備分の数量確認     
     5/23  福岡錦陵会:20 5/16に久保に渡す
     5/23  錦陵同窓会幹事会販売分:40 お茶試飲用(お茶のみ):20
     5/30  東京錦陵会販売分:100 
  ・大口の配送について 
    1箱の最大収納で、1セット約300g×50セットとして約15sになる見込み
    送り先の数に応じて、配送業者は担当者に一任

4. その他
  ・錦陵同窓会幹事会 5/23
    京都ホテル 35期集合16:00 開始 17:00 
    ポロシャツ着用で集合の事
     参加者 19名→参加者名簿作成し、同窓会本部へ提出する
  ・東京錦陵会 5/30
    依頼事項:参加者の出身中学の確認
    受付担当に女性2名(中江・矢野)
  ・関西錦陵会 6/20
    東京錦陵会(吉田、宮川)、福岡錦陵会(久保)、関西錦陵会(井田)参加予定
    次回委員会で人数(15〜20名分)確認→新幹線、ホテル予約へ 
  ・スケジュール
    5/16 運営委員会 実行員会 懇親会
    5/23 錦陵同窓会幹事会参加 *協賛広告入稿受付(原稿のみ回収)は京都ホテルにて
    5/30 東京錦陵会参加 *協賛広告入稿受付は18:00-19:00中央公民館にて

以上

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